案例分析：不當的傳媒安排會引發公關災難？

舉辦活動和與媒體聯絡是公關的主要職責，然而，一旦處理不當，或使原本對品牌有利的事件頃刻化為一場災難，後果不堪設想。

2023年4月，香港一家主題樂園為一位著名的日本動畫師舉辦了50週年紀念展。最初，這是粉絲和動畫、漫畫和遊戲 (ACG) 愛好者的一場盛會，但由於安排不當，活動釀成了不愉快事件，遭到媒體和嘉賓的猛烈抨擊。有人甚至憤怒地表示，今後不會再參加該公關公司舉辦的任何活動，以表達其不滿。

當參加者批評活動安排時，事件開始發酵。有參加者表示，當天正下著雨，但大會並無安排躲雨的位置。另外，公關公司聲稱，原本與知名動畫師的互動環節，竟然是一個簽名儀式。 結果在活動結束後，不少KOL和漫畫家在社交媒體上表達不滿，稱媒體邀請名單雜亂無章，並安排幾十位來賓一同擠在狹窄的走廊中，聽動畫師講解展品，場面十分混亂。更糟糕的是，一些工作人員將來賓誤認為未被邀請的粉絲，只讓他們排隊等候，令人感到不被尊重。 除了上述抱怨外，他們的不滿還包括：

#1：接待人員態度粗魯和無禮，有人稱甚至聽到粗言穢語，讓來賓和媒體感到不適。

#2：傳媒展覽導賞團的安排不當，導致記者擠在狹窄的走廊裡，差點引發「人踩人」事件。

#3：限制來賓與動畫師的互動，包括限制簽名數量，引起不滿。

#4：有來賓認為主辦單位和公關公司沒有遵守原定安排，未有對嘉賓表現出應有的尊重。

解決方法：

基於上述案例，我們作出了以下分析，以防止未來再次發生類似事件。

清晰的工作流程

主辦單位和公關公司應共同檢視並建立清晰的工作流程，以確保訪問過程順利進行，讓媒體有足夠的空間和時間進行採訪，避免同一時間出現太多人等不愉快的情況發生。

了解你的客戶 (KYC)

主辦單位和公關公司在邀請來賓參加活動時，無論其背景和職業是什麼，也應予以尊重。在活動之前，他們應該充分了解來賓的背景，並避免將他們誤認。相反，他們應該提供更個人化的體驗，例如交流環節等的安排應作事先溝通，以確保動畫師感到被尊重。

滿足來賓需求

主辦單位和公關公司應確保來賓在活動期間獲得愉快的體驗，倘若客人有簽名要求，數量不應受到限制。相反，他們應該在可控的條件下提供更佳的安排。不僅能夠提高來賓參與度，亦可提升整體活動品質。

後續溝通

活動結束後，主辦單位和公關公司應主動與受影響的來賓和媒體進行溝通，並表示誠摯的歉意。他們應該接受嘉賓和媒體的反饋，並加以檢討不足之處，將這次事件視為寶貴的學習經驗，以改善未來的活動安排。

總結

是次在展覽期間不當的媒體安排，其實也在提醒所有公關，一場活動的成功不僅在於提升品牌知名度，更在於用心策劃，尊重和理解每位來賓的需求。憑藉在公關行業 30 年的經驗，我們在管理和策劃各種規模的活動方面，擁有豐富的專業知識，確保每次活動都能為客戶帶來積極的宣傳收益。如果您的目標是維護品牌的形象和聲譽，請立即聯繫智匯公關公司的專業團隊，我們可以助您實現目標。