案例分析：不当的传媒安排会引发公关灾难？

举办活动和与媒体联络是公关的主要职责，然而，一旦处理不当，或使原本对品牌有利的事件顷刻化为一场灾难，后果不堪设想。

2023年4月，香港一家主题乐园为一位着名的日本动画师举办了50周年纪念展。最初，这是粉丝和动画、漫画和游戏 (ACG) 爱好者的一场盛会，但由于安排不当，活动酿成了不愉快事件，遭到媒体和嘉宾的猛烈抨击。有人甚至愤怒地表示，今后不会再参加该公关公司举办的任何活动，以表达其不满。

当参加者批评活动安排时，事件开始发酵。有参加者表示，当天正下着雨，但大会并无安排躲雨的位置。另外，公关公司声称，原本与知名动画师的互动环节，竟然是一个签名仪式。 结果在活动结束后，不少KOL和漫画家在社交媒体上表达不满，称媒体邀请名单杂乱无章，并安排几十位来宾一同挤在狭窄的走廊中，听动画师讲解展品，场面十分混乱。更糟糕的是，一些工作人员将来宾误认为未被邀请的粉丝，只让他们排队等候，令人感到不被尊重。 除了上述抱怨外，他们的不满还包括：

#1：接待人员态度粗鲁和无礼，有人称甚至听到粗言秽语，让来宾和媒体感到不适。

#2：传媒展览导赏团的安排不当，导致记者挤在狭窄的走廊里，差点引发「人踩人」事件。

#3：限制来宾与动画师的互动，包括限制签名数量，引起不满。

#4：有来宾认为主办单位和公关公司没有遵守原定安排，未有对嘉宾表现出应有的尊重。

解决方法：

基于上述案例，我们作出了以下分析，以防止未来再次发生类似事件。

清晰的工作流程

主办单位和公关公司应共同检视并建立清晰的工作流程，以确保访问过程顺利进行，让媒体有足够的空间和时间进行采访，避免同一时间出现太多人等不愉快的情况发生。

了解你的客户 (KYC)

主办单位和公关公司在邀请来宾参加预覧活动时，无论其背景和职业是什么，也应予以尊重。在活动之前，他们应该充分了解来宾的背景，并避免将他们误认。相反，他们应该提供更个人化的体验，例如交流环节等的安排应作事先沟通，以确保动画师感到被尊重。

满足来宾需求

主办单位和公关公司应确保来宾在活动期间获得愉快的体验，倘若客人有签名要求，数量不应受到限制。相反，他们应该在可控的条件下提供更佳的安排。不仅能够提高来宾参与度，亦可提升整体活动质量。

后续沟通

活动结束后，主办单位和公关公司应主动与受影响的来宾和媒体进行沟通，并表示诚挚的歉意。他们应该接受嘉宾和媒体的反馈，并加以检讨不足之处，将这次事件视为宝贵的学习经验，以改善未来的活动安排。

总结

是次在展览期间不当的媒体安排，其实也在提醒所有公关，一场活动的成功不仅在于提升品牌知名度，更在于用心策划，尊重和理解每位来宾的需求。凭借在公关行业 30 年的经验，我们在管理和策划各种规模的活动方面，拥有丰富的专业知识，确保每次活动都能为客户带来积极的宣传收益。如果您的目标是维护品牌的形象和声誉，请立即联系智汇公关公司的专业团队，我们可以助您实现目标。